Estrategia corporativa con compliance

[Jose Gabriel Marin Luna]

Para poder incorporar e integrar el compliance en la estrategia corporativa de nuestra organización debemos tomar en cuenta los siguientes aspectos:
1. Primero y lo más importante, debemos entender a nuestra organización (¿Qué hacemos?¿Por qué lo hacemos?) y hacia dónde queremos llegar (misión y visión). Solo con el verdadero entendimiento de nuestra organización podremos hacer el traje a la medida que es el compliance.
2. No solo se trata de conocer a la organización a nivel ideológico (los puntos anteriores), sino también conocer a las unidades de negocio y al corporativo. Debemos entender de que forma todos los colaboradores interactúan con el objetivo de la organización, y con los terceros que nos permitan cumplir ese objetivo, es decir, tenemos que conocer el negocio desde el punto de vista de quienes ejecutan.
3. Al conocer a nuestra organización, procede entonces incorporar cuál es el objeto que queremos cumplir con el compliance, dado que no todas las organizaciones necesitan o quieren tener un compliance de todas las áreas, talvez solo es un enfoque en específico que necesitan respaldar. Esto dependerá del país, el sector y claramente el compromiso de la alta dirección. Una vez definido que es lo que buscamos cumplir con la incorporación del compliance estamos listos para poder incluirlos en la estrategia corporativa.
4. La inclusión del compliance debe ser a la medida, es decir, el compliance no se trata de ser aquel que detiene la operación, sino quien acompaña a ésta para guiarla y encarrilarla al camino correcto. Por ende, el primer desafío es dar a conocer a la organización que el objeto del compliance es de mantener el cumplimiento y la sostenibilidad de la organización, bajo ninguna circunstancia se debe interpretar a éste como el “NO” hacia la innovación y la ejecución del negocio.

Para poder cumplir con la inclusión, es necesario tomar algunas acciones importantes:
1. Tone from the top: No pasará absolutamente nada en la organización, si no hay una clara y contundente declaración de la alta dirección sobre el compromiso con el compliance. Tampoco se trata de una simple declaración en comunicado o en la página web, sino que acciones concretas que puedan expresarle a todos los colaboradores el compromiso (ejemplos de acciones: Correos electrónicos, participación en las actividades de compliance, incentivar la participación en las capacitaciones, declaraciones públicas, entre otros)
2. Creación de Política de Compliance (y sus políticas derivadas), que sean sencillas de entender, claras y concisas. Estas deben de tener procedimientos claros y sobre todo indicar cuál es el comportamiento esperado de los colaboradores y de la organización.
3. Creación de una cultura de compliance, que básicamente se crea al reunir las acciones que se describen en este apartado, mezclado con un verdadero compromiso con la organización. Todos querrán proteger aquello que les pertenece, por lo que es vital hacerlos parte de la organización y generar una cultura del compromiso hacia la marca y hacia los objetivos sustentables de la organización.
4. Comité de Compliance: Todas las actividades que se deben ejecutar en un sistema de gestión de cumplimiento tienen que involucrar a los colaboradores, quienes deberán participar de forma activa. Los colaboradores tomarán el compliance en serio siempre y cuando sean escuchados, así que el Comité de Compliance, un órgano multidisciplinario con todas las áreas de la organización, es justamente el espacio donde podemos escuchar a las distintas áreas, sus necesidades, sus preocupaciones y sus opiniones sobre la línea de compliance trazada (No es lo mismo establecer unilateralmente objetivos y procesos, que establecerlos en conjunto con quien debe ejecutarlos).
5. Sistema de capacitaciones periódicas. Es vital para llevar el compliance a toda la organización a través de capacitaciones, las cuales deberán estar “al mismo nivel del grupo objetivo”, es decir, no podemos usar el mismo lenguaje en una capacitación a gerentes y altos directivos, que a los operarios y personal de mantenimiento. Hay que personalizar cada capactiación. Las mismas deben ser objeto de evaluación para poder tener una retroalimentación clara.
6. Champions del Compliance: En muchas organizaciones el oficial de cumplimiento o el equipo de cumplimiento es reducido (inclusive, en algunas es el departamento jurídico o de control interno quien ejerce también como departamento de compliance), por lo que se pueden crear a los campeones del cumplimiento, quienes son personas de cada unidad de negocio que acercan el compliance al resto de la organización. Ellos son un brazo del compliance en las distintas áreas de la organización, e incentivan a sus pares para el cumplimiento de los objetivos trazados.
7. Evaluación de riesgo. Es vital tener una evaluación de riesgos de la organización, con claros procesos de actualización. Esto permitirá enfocar el sistema de cumplimiento con las prioridades específicas de la organización.
8. Contar con un canal de ética (línea de denuncia), confidencial, que permita el reporte de incumplimientos de la normativa, políticas y cultura ética. Es vital que este canal tenga procesos y tiempos claros, una definición sobre quién maneja el canal y, en el caso de que se deba tomar una decisión, quienes son las personas que deben tomarlo (Comité de Ética). Muchas veces el canal no es utilizado al no ver resultados sobre las denuncias presentadas.
9. Auditorías periódicas. Pueden ser internas y externas, y buscan la revisión del cumplimiento a las políticas y el funcionamiento del sistema de gestión de compliance y emitir recomendaciones para lograr su mejora y sostenibilidad.
10. Procesos de revisión: Todas las actividades deben tener un proceso claro de revisión, que permita mantener actualizado con la normativa y con la operatividad y necesidad del negocio.

Para efectos de poder establecer las métricas para medir el éxito de estas actividades podemos tener:
1. Encuestas internas y externas (terceros) sobre aspectos puntuales. Por ejemplo, internamente se puede encuestar sobre la visión de los colaboradores del compromiso de la alta dirección; o con externos sobre el conocimiento de las políticas de conflicto de interés, o la visión que tienen sobre los colaboradores con los que interactuan;
2. Evaluaciones periódicas sobre políticas, normativa y desempeño.
3. Autoevaluaciones mensuales, semestrales y anuales. Es importante determinar como el colaborador se ve a si mismo.
4. Número de denuncias: Mantener el control sobre la cantidad de denuncias en el canal ético. No tener denuncias sugiere un problema en el canal, pues no esta generando la confianza en la organización para que pueda ser utilizado.
5. Ejercicios prácticos para poner a prueba a los colaboradores. Por ejemplo, en mi organización hago ejercicios de negociación, con casos hipotéticos que permita a los colaboradores entender las consecuencias de una mala gestión de sus funciones y los desafíos que representa para la organización solucionar los problemas (versus solamente prevenirlos)
6. Número de incumplimientos o sanciones impuestas a la organización. Llevar el control sobre éstas nos da una impresión e indicador sobre el nivel de cumplimiento frente a terceros (El no tener sanciones no precisamente implica que haya 100% de cumplimiento, sino que el tercero que debe supervisar no las ha detectado).
7. Reportes de auditoría, lo que nos brindará si se esta cumpliendo o no con los procesos, normas y normativa.
8. Reportes el canal ético: tiempos de respuesta, retroalimentación al denunciante, conclusión del proceso, manejo de datos personales, etc.
9. Medición de reincidencias, que permitirá identificar los puntos más álgidos de riesgo.
10. Entre otras.

[Autor]

Entradas